什么是根除问题原则
所谓根除问题原则,是指
在解决问题时,倾向于从更根本上解决问题,而非停留于表面。
要高效的解决/根除问题,你需要遵循解决问题的4个层次:
- 定义层面的解决
- 性质层面的解决
- 演化层面的解决
- 方案层面的解决
在现实中,解决问题式对话容易陷入僵局、激发矛盾,常见因素就是对话者缺乏循序渐进的意识和能力,想要快速跳到方案层面,反而欲速则不达。
例如在婚期案例中,可能女方觉得「男友太过强势,在结婚这样的事情上征求我的观点不太够」,而男方完全不觉得这是一个问题。这样在定义层面就已经有了关键冲突,双方可能能够达成共识解决,也可能就卡在这里。
这4个层次的模型,为你提供了思考、解决问题、沟通的起点,并且让你能够找到循序渐进的方式来解决问题,清晰的发现自己的瓶颈在哪里。
各个层面的常见认知冲突
在每个层面,存在一些常见的认知冲突。
1)定义的层次
- 现状认知的冲突
- 期望认知的冲突
2)性质的层次
- 价值认知的冲突
- 责任认知的冲突
3)演化的层次
- 事件认知的冲突
- 脉络认知的冲突
4)方案的层次
- 现象认知的冲突
- 原因认知的冲突
- 远景认知的冲突
- 策略认知的冲突
- 计划认知的冲突
- 行动认知的冲突
对这些冲突的处理能力,很大程度决定了解决问题式对话的质量。
定义层面的解决
在定义层面的解决,旨在是对问题的定义,进行相互交流、明确彼此的观点、理解异议、达成共识。
这一层面,需要关注两个常见认知冲突:
- 现状认知的冲突
- 期望认知的冲突
现状认知的冲突
在前一章谈到,问题的构成,需要具备如下的基本条件:
如果个体或者群体认为,在特定现实状况和主观期望之间存在差异,并且对这种差异感到不满,那么这种差异,就在该个体或者群体认知中,构成了一个问题。
如果对话者,对「现实状况」或者「主观期望」的认知存在分歧,那么就形成了对问题定义认知的冲突。
在婚期案例中,如果女方和男方讨论如下问题:
我觉得你太过强势,在结婚这样的事情上征求我的观点不太够。关键问题上,需要提前有充分的沟通。
这里的第一句话「我觉得你太过强势,在结婚这样的事情上征求我的观点不太够」,是女方对现实状况的认知。
然而男方,可能会有不同的看法。例如他不赞同女方对自己「太过强势」的判断,就以婚期确定为例,他已经事前当面问过女友了,女友也没有表示反对。
针对女方的认知,他的看法可能恰恰相反「我没有强势,我已经事前征求过你的意见了」。
面对这种冲突,应该如何处理呢?
1)充分下切提问,了解更多信息
对现状认知的冲突,源于对话各方在经历、价值观、思考方式、推理过程、信息源等各方面的差异。
可以通过下切,寻求更深入的了解。例如男方可以问:
- 为什么你觉得我过于强势呢?
- 能否举例说明我强势的行为、语言?
2)区分事实与观点
在沟通中,需要区分事实与观点。
女方的说法「我觉得你太过强势,在结婚这样的事情上征求我的观点不太够」,是观点。
观点的提出,需要以对应的事实与推理逻辑作为基础。因此如果你对现状的认知是「观点」而非「基本事实」,那么需要考虑你的观点有什么事实依据,如何推理得出。
同样的,对于他人对「现实状况」的观点认识,你也需要深入下切,到具体的事实与逻辑,从而理解对方对现实状况的认知来源。
期望认知的冲突
问题源于我们认知中,对现实状况和主观期望的差异的不满。
对主观期望的认知,是构成问题的基本要素。
而在这方面的认知冲突,也是解决问题式对话中普遍发生的场景。
在现实沟通中,解决问题各方,甚至包括提出问题者自己,对「主观期望认知」的冲突,往往是缺乏把握的。
这一现象的根源在于,人们缺乏习惯,去主动了解、清晰明确到底自己或者他人的主观期望是什么,为什么会产生这样的期望。更多的是模糊的拍脑袋、猜测。
例如婚期案例中,女方期望一年内结婚。但男方并没有询问过她对结婚日期的期望,而是直接提议了日期。而女方也没有主动表达自己的想法。
在这种情况下,人们很容易忽略在主观期望上的认知差异,在主观期望都缺乏清晰了解、基本沟通的情况下,进入后续解决问题的环节,例如拿出解决方案。然而这种方案,可能从根本上就不能解决主观期望问题。
因此在解决问题过程中,要尽早的明确对问题认识的「主观期望认知」部分。相关的提问诸如:
- 你期望的状况是什么呢?
- 为什么会有这样的期望呢?
举个例子,在销售中,客户经常会说「太贵了」。
大多数销售本能的会要么辩护,诸如「不贵啊,我们产品很有价值啊」;要么服软,例如「您要买可以打折」。
然而高效的基本动作,首先是询问对方的期望来源,例如「为什么你觉得贵呢?你参考标准是什么呢?」
询问主观期望这个动作,至关重要,必须养成习惯。
很多人会有错误的观点,觉得「我问对方,对方也未必会告诉我,或者可能撒谎」。这个现象的确存在,但你依然需要有询问的动作,原因如下:
1)很多时候,你问对方就会告诉你
例如面对「为什么你觉得贵呢?」我以前做在线课程,询问客户,得到反馈诸如:
- 因为你的课程要花50小时学习,我参考了雅思学费,平均一小时是XX元。这样比下来我觉得贵了
- 因为我搜了网上balbalba,他们的课程是blbabla元。
这样你就有了更明确的信息,来确定下一步的解决。
2)对方其实也未必清楚他们的期望,你问是在帮助他们梳理理解问题
3)养成询问对方期望的习惯,意味着你持续增加对人的了解,从而在将来,哪怕面对不愿意分享自己的主观期望/自己也不清楚的人,你也有了知识储备来预测他们的期望
一个迷思是,人们觉得高情商的人就像肚子里的蛔虫,能够微妙的把握他人的想法。
其实这种情景的确存在,然而真正更基本的场景是,高情商的人,他们反而更加实事求是,会主动询问他人的想法(包括期望),基于对方的反馈来行事,而非拍脑袋猜测。
因此你需要经常提问,诸如:
- 为什么你会对(特定现状)不满呢,你期望的状况是什么样的?
- 你期望的结果是什么呢?
- 这个问题,你希望我怎么帮你?
- 通过这次这套,你期望得到的最大收获是什么?
有的放矢,从解决问题的角度,期望就是那个「的」,因此务必要先找到靶子,避免摸黑放枪。
期望值管理案例:收费是为你好
在定义层面的解决上,围绕期望认知的冲突,期望值管理是重要的基本功。
我以前在微软公司的技术服务部门,有两位同事的客户满意度数据极高。而他们两位的风格有很大差异。第一位善于把实现客户的很高的期望;而第二位则是相反,他特别擅长管理客户的期望值,把客户期望设定到一个容易满足的位置。
这第二位同事,就是杨老师。
那时候我们部门,有一个挑战。
我们提供的服务,是面向微软在中国的合作伙伴(例如经销商、软件开发商等)。服务内容,根据性质的不同,有免费的和收费的。
如果是完全收费也就算了,很大一部分基础服务是免费的。这导致跟客户(也就是微软的合作伙伴)沟通中,突然跳出来要解释,某些是收费性质的。
这样一来,对于合作伙伴而言,普遍的一个问题就是,「什么,这还要收费?我帮微软卖产品,难道你们不应该免费支持我们吗?」
这就导致了一个常见的不满意源泉。
要是好人式的思路,就会唯唯诺诺的说诸如抱歉之类。
有次,我们杨老师也遇到了这个问题。当时他就在电话上,跟客户解释。我们旁边几个人也听见了,感觉是大开眼界啊。
他的中心思想就是「收费也是为你好」。
他问客户:「您用过高考查分电话吗」(那个时代,高考分数出来,还是要通过电话查询的)。
客户说:「用过了,怎么啦」
他说:「最早呢,电话是免费的。这导致一个后果,就是有迫切需要没需要的,有事没事都打电话。甚至测试电话通不通也打这个号码,阿猫阿狗都来打。这导致一个后果,就是真正需要了解分数的人,想查的时候老是占线。」
「后来,查询电话改成收费,就过滤掉了绝大多数,随便来打打的人。而真正需要查分的人,一打就通了。」
「我们的服务也是,有些内容,是很成本很高的,例如我们要在内部调动各种专家资源,如果大家都可以随便的提要求,免费就能用,那么可能就像高考电话一样,不需要的人占用了很多资源,反而真正需要服务的人,得不到及时的帮助。」
「我们把这些部分收费,正是为了您这样迫切需要的人,能得到及时的帮助啊。另外,即使是收费价格,微软也已经是大幅度打了折扣的,对我们的合伙伙伴,这个价格连成本都覆盖不了。目的还是为了支持大家,而不是赚钱,微软也不是从这种服务上赚钱的。」
「同时,作为微软的合作伙伴,即使是收费服务,我们也给了贵公司部分免费的额度,您可以跟您们的负责人谈,用这些免费额度来获取支持。这样你们既不用花钱,也能得到及时的帮助,不就是两全其美了吗。」
面对冲突的正面心态
面对冲突,杨老师表现出了高度的正面心态、建设性能力。
客户一开始期望就是得到免费的技术服务,有不满情绪。而杨老师则是正面看待这一事情,指出收费也就让真正需要服务的人,能够得到支持。并且也提议了如何使用免费额度的替代方案。
当时我们几个新人,听到这个电话,简直是目瞪口呆啊。
原来还可以这样,我靠。
作为服务岗位新人,往往是「好人思维」严重,被客户要求带着走。杨老师这个电话,让我开始去理解,什么是管理客户期望,什么是设定规则。
客户一开始的期望,是「所有服务免费」。如果他抱着这种心态,你做的再多,可能他也很难满意,因为他下次可能继续提出各种问题,期待你免费搞定。一旦拒绝,他就不开心。
杨老师做的事情,是在设定客户的期望值,让客户意识到,收费是正常的。如果客户接受了这个理念,哪怕当时还有不爽,后续的工作就好做了。
他其实是在影响客户心目中的规则。这就是领导者要做的事情。
而从另外一方面,杨老师也沟通了微软服务的价值。尽管以前客户也在和我们交往,但并不能意识到到底这些服务的成本有多高。免费的吗,觉得理所当然。
反而是定位为「收费,对客户伙伴的优惠和免费额度」,更容易让合作伙伴觉得这些东西是高价值的。
现实中,长期的关系,无论是客户关系,员工关系还是自我关系,既需要满足人的期望,又要控制人的期望,都很重要。
例如既要提供高标准、高质量的客户服务,又要控制客户的期望,别让他们觉得什么都可以有,什么都能快速满足。
否则公司累死累活,客户还不爽。
做老板、做员工、做伴侣、做家长、做自己,都是同样的道理。
在问题定义层面的根除问题
杨老师的案例,也是很好的演示了什么是「在定义层面根除问题」。
客户认为,「我们是微软合作伙伴,做事情也是在帮微软卖东西。所以你们微软提供的所有支持服务都应该是免费的」。
如果客户的期望是后者,那后续跟客户各种合作都会有麻烦,因为期望太高。
而杨老师,直接把这个问题在定义层面解决,重设了客户的期望。这不仅仅是这次的问题,而是让以后客户和我们的持续沟通,有了更合理的期望,从而容易管理关系、合作。
期望值设定之后,讨论结束,无需进入后续解决问题环节。
性质层面的解决
在性质层面的解决,旨在是对问题的性质,进行相互交流、明确彼此的观点、理解异议、达成共识。
这一层面,需要关注两个常见认知冲突:
· 价值认知的冲突
· 责任认知的冲突
价值认知冲突
对问题价值(重要性)的认知,决定了人们愿意为之投入的资源(注意力、金钱、时间等)。
价值认知冲突意味着在资源投入上的冲突,优先级的不一致。从解决问题的角度,这可能导致问题因为缺乏资源难以解决;从沟通的角度,这可能导致对话难以顺畅进行。
例如,可能对话一方,觉得问题根本不重要,连继续深入讨论的兴趣都没有。
在现实生活中,我们遇到的大多数问题,并不是完全没法解决,而是因为它们并没有被放到足够高的优先级。
为了高效处理价值认知冲突,首先我们需要对问题的价值进行思考、交流。
你可以从如下问题开始:
- 你觉得这个问题有多重要?为什么?
- 如果用「低、中、高」三级来评估重要性,你觉得这个问题在什么等级?
- 你愿意为解决这个问题,付出怎样的代价(时间、金钱、风险、关系资源等)?为什么愿意付出这样的代价?
- 为了解决此问题,你已经付出了多少代价?
- 你被这个问题困扰了多久?问题是如何困扰你的?你有怎样的情绪?
价值判断手段:看人愿意付出的代价
在价值认知上,常常存在内在的价值认知失调。就是他们感觉上认为的「重要」,和自身行为上投入的资源,有高度不一致。
因此在价值认知判断上,光听说啥是非常不靠谱的。
一个基本的手段就是,看对方(自己)参与意愿有多高,愿意付出多大价值。
我以前刚到微软不久,微软一家合作伙伴,跟我说他们想要做一个项目,希望得到微软的资源支持。那个项目也是微软想要在国内发展的方向。
我觉得这个挺好啊,就跟负责这家合作伙伴的同事聊这事。
然后同事说:
这事我们这样给支持,多半做不成,因为他们可能只是随便想想,拿资源。
他们要我们的支持,也可以。首先他们需要购买相关的软件系统,然后把公司里面最出色的两三个骨干调来负责这个项目。他们愿意出人、出钱,那么证明他们真是想要做好,我们再提供资源就才可以成事。
如果我们白给资源,他们要不要呢?当然要了,免费的呗。但是不是这个真的有价值呢,大概率是他们也没当一回事。
这样一来,我们就把微软的资源,投入到了一个可能没啥收益的地方。
在解决问题式对话的沟通中,如果你需要付出大的成本。为了确保我们投入的方向,是对方真正关注的、高价值的事情。一个基本的策略就是,测试他人愿意为此付出的代价。
以前我看到过一个高考名师辅导班,环境挺简陋,夏天,教室里空调都没有,只有电扇,很热。
然而,家长拼命的想要小孩来,求着让老师收。为啥呢,老师真的是有实力能帮学生快速提分。
我以前参加公益教育活动,到大学里给学生分享职场方面的内容。
学生会问我诸如「AAA行业怎么样啊,我想去BBB公司怎么做」啊,我就跟对方讲,甚至还会调动自己的人脉去帮他们。
后来做后续的跟进,突然发现,咦,原来你们啥都没干嘛,或者最多参加个招聘会,投份简历,被拒了就觉得「我已经尽力了」。靠,我这不是皇帝不急太监急么。
吸取了教训,下次再有人问我类似的问题,我先就会问:「这件事情,你已经做了什么研究?」通常的答案就是「我随便问问」。于是我就跟对方说:「你先搜索一下关键词blabla,看看有什么资料,然后有不懂的问题再来问我」,顺手留个邮件。
很少有人会真正的去研究之后再来问我,这样我就有效的淘汰了一批「不在意这件事情」的人。我的时间宝贵,跟你耗个毛啊。
我有一位前同事,曾经创建过一个公益项目,组织商业界人士与学生的交流。他特意将申请表搞得很复杂,因为这样,那些只是想打个酱油的人,填到一半就放弃了。
越是人们认为「重要」的解决问题式对话,越是需要你高度资源投入的时候,越要有一系列的对方参与环节,作为判断价值认知的基础。这些环节,意味着对方需要付出代价,这些代价可能是:
- 对方的时间、精力
- 钱
- 信息分享
- 资源分享
- 人际关系的分享
- 承担特定的风险
如果对方不愿意参与、缺乏付出代价的意愿,那通常意味着这个问题,对他们缺乏足够的价值感。
责任认知冲突
关于责任认知,可以分为两个方面:
- 问题的产生,是谁的责任?如果是多人的责任,责任如何分配?
- 问题的解决,是谁的责任?如果是多人的责任,责任如何分配?
关于责任的讨论,在解决问题式对话过程中,是敏感主题。因为如果处理不当,容易激发指责,导致参与者的不安全感,导致推卸责任。
然而如果避免讨论责任话题,依然可能是人们在推卸责任,以及由于责任不明导致问题难以解决,或者不公。
因此,在很多情况下,往往第一时间会搁置对问题产生的责任讨论,而是聚焦于解决方面的协同承担责任。
案例:逼婚失败
背景:
男生女生是同事,在一起将近两年,在恋爱早期,男生多次表示想跟女生结婚,期间也随父母前往女生家送聘礼,去年旅游期间购买了钻戒。但之后男生迟迟没有动静。期间女生多次因为结婚的事情与男生闹不快,最后两人决定在五月底的时候分开冷静。
一个月过后:
女:我们现在什么关系?
男:我也不知道了。
女:那我该怎么跟同事说呢?
男:我没有怎么跟同事说起过。
女:可是人家还老说我们俩呀,总要说清楚的吧。
男:那你想怎么说。
女:我不知道你怎么想的。
男:那就按你想的说吧。
女:我们这样到底什么意思呢?其实我们心里也都知道以后不可能再在一起了呀。
男:那就跟大家说我们暂时没有在一起了吧。
第二次联系,一个礼拜过后:
女:XX,我很难过。
男:对不起。
女:为什么我们会变成这样?
男:我也不知道。
女:我们再试一次吧。
男:我再想想吧。
女:我也不是要逼你,你要是觉得不想在一起了,我也尊重你。
男:我再想想吧,如果这次决定在一起了,就好好在一起了。
第三次联系,又是一个礼拜过后:
女生给男生发了一张搞笑的照片,男生第二天回复了。
女:你昨天睡这么早么?没看球?
男:昨天看到另一边进球了我就睡了,知道冠军肯定没戏了。
女:同时的吗?
男:对的,两边同时开打防止作弊。
女发了一张昨天去XXXX的照片。
中间一段聊天省略。
男:现在经济独立了,基本想去哪里随时都能走。
女:要是以前我们一起去,可以在YYYY逛一天,住ZZZZ,觉得还是挺开心的。
女:看到我们现在这个样子,想到之前不停地吵架,我突然觉得你也很不容易。
女:我现在想起来很多那时候你对我的好,觉得很后悔没有好好珍惜,我们能不能不要留遗憾嘛。
男:我也很痛苦现在,让我想想好嘛…
男:不怪你啦。
女:你痛苦什么跟我讲讲嘛。
女:我没有要逼你的意思啦。
女:好啦,我们不要讲这些不开心的了。
女:以后怎么样再说吧,你也不要这么痛苦了。
男:恩恩。
男:也没有不开心啦。
男:午饭吃什么呀?…
接下去就是闲聊了。
补充说明:
第一次联系的时候,女生心里觉得想要赶快斩断这段关系,走出来。第二次联系的时候,觉得深陷回忆里,很想挽回。第三次联系的时候很后悔自己之前一直因为结婚的事情逼着男生。这是三次联系的时间。
最后一次联系到现在两三个礼拜了。女生目前希望男生还可以回来找她,但是未来要不要继续下去,也并不觉得非这个男生不可了。但昨天遇到了男生,看到男生跟其他同事,尤其是漂亮的女生有说有笑的,心里还是有点不开心。
分析:责任认知的冲突
这个案例中,关于责任认知的冲突,很经典。
女:我们现在什么关系?
男:我也不知道了。
女:那我该怎么跟同事说呢?
男:我没有怎么跟同事说起过。
女:可是人家还老说我们俩呀,总要说清楚的吧。
男:那你想怎么说。
女:我不知道你怎么想的。
男:那就按你想的说吧。
女:我们这样到底什么意思呢?其实我们心里也都知道以后不可能再在一起了呀。
男:那就跟大家说我们暂时没有在一起了吧。
双方关系出现了严重问题,女生提出疑问。
这个疑问,其实把解决问题的责任,交给了男生。男生也很妙,「我也不知道了」,这个责任不接。
关系出现危机了,下一步该怎么走,这时候是不是该有人起来承担责任,解决问题?没有了。
从感情层面,两个人还有基础。然而从责任层面,已经没有了对关系承担关键责任的人,那问题也就难以解决。
常见误区:指望别人解决问题
在解决问题式对话中,一个普遍的误区,是把责任一股脑推给他人,指望别人解决问题。
就像上面的案例,女生提出疑问,指望男生解决。这样给另外的参与者巨大压力,同时也指向了推卸责任的氛围。
这种指望别人解决问题的,在参与对话中有一个典型特征,就是不愿意付出:不愿意动脑、不愿意了解信息、不愿意研究、只想要答案。
例如有人向我咨询问题,上来就微信问我诸如「您什么时候方便语音交流?有一些职业问题请教」。
我问「麻烦先把问题梳理写下来,我看是不是能够帮到你」。
对方就回答「这个说起来很麻烦,还是语音方便」。
语音是对你方便啊?但特么的那是在花费我的时间和精力好么?到底解决问题是我的责任还是你的责任呢?你连个基本的问题都不梳理就指望我来代替你干活?
凭什么?
你、我与我们
在「领导责任的觉醒」一章中,谈到成熟度3层次:
- 依赖期的人,靠别人来实现愿望(以「你」为重心)
- 独立期的人,靠自己来实现愿望(以「我」为重心)
- 互赖期的人,群策群力实现最高成就(以「我们」为重心)
一个人习惯性的指望别人解决问题,承担责任,往往是在依赖阶段。
而高效的解决问题,从责任承担的角度,要更关注「我」和「我们」,而非一昧指向「你」。
在沟通中一个至关重要的思维,就是用「我们」的角度来看待问题。
对比如下两种说法:
- 感觉【你】太强势,在结婚时间问题上【你】没有充分征求我的意见
- 在结婚时间问题上【我们】缺乏充分的讨论
第一种说法,指向是「你」。这种一开始从心理上就把两个人放在了隔离的位置上,在缺乏安全感和信任基础的情况下,容易让对方感觉是在指责,产生对立情绪,尤其是在对方觉得你缺乏事实根据和逻辑支持的时候。
第二种说法,指向是「我们」。这容易将沟通带入一个心平气和、共同解决问题的气氛。
演化层面的解决
在演化层面的解决,旨在围绕问题,梳理相关的事件,把握问题演化的来龙去脉。
从对话的角度,这意味着交流彼此的对事件的信息,对演化脉络的研究,形成共识,理解异议。
充分掌握事实和发展脉络,是进入方案层面,找到根本原因,设计出高效解决方案的基础。然而在现实中,人们往往习惯于跳过这一步骤。
你可以从事件梳理开始,进行演化层面的交流讨论。
方案层面的解决
在「理解问题原则」一章中谈到,要建立对解决方案的整体认知,可以运用SCVSPA模型:
- Symptom(问题现象)
- Cause(问题原因)
- Vision(成功远景)
- Strategy(解决策略)
- Plan(解决计划)
- Action(下一步行动)
远景,是最终期望的成功画面/目标。解决策略(Strategy)是解决问题的思路,而Plan(则是具体的、可操作的计划),最终要从Action(下一步行动)开始。
这些因素,从逻辑上有先后顺序。一个高质量的解决方案,需要整体按部就班的来推进。
在解决问题和沟通过程中,人们普遍容易跳步骤,直接尝试采取行动。这当中,也就掩盖了各个因素可能存在的认知冲突、理解质量低下。
为此,保障方案质量,最好就是逐步展开讨论,理解彼此的想法,形成共识、理解异议。这样为进入下一步打好基础。
例如如果对问题原因存在严重分歧,自然会影响到后续对解决策略的制定。那这样对话各方可以理解发现这一环节的分歧,尝试进行整合研究,集思广益。同时也就对不同的解决策略,有了理解。