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第十四章:高度赋能原则

什么是高度赋能原则

所谓高度赋能原则,是指

在沟通、行事中,以高度赋能为导向。

而高度赋能的落实,很大程度是在分享式对话中。通过分享,对人进行赋能。

高频率高质量的分享式对话

2004年,我刚到微软的前两周。

经常在走廊上看到两个实习生,欢快的跑来跑去,一脸的开心和热情。

在第一家公司,我只有在中午大家集体打游戏的时候,才感觉到有类似的气氛。

当时我就挺感概,觉得微软真是一家伟大的公司,连实习生都充满了工作的热情,感觉自己是来对地方了。

后来我了解到,这两个实习生,是JS带的,在做一个叫做「解决方案实验室」的东西,这个实验室的目的,是向微软在中国的合作伙伴,做一些演示,作为交流平台。

那时候,我所在的部门,有一个项目叫做「Tech Talk」,名称看上去是技术交流会,其实也并没限定技术主题,员工想要分享最近的想法、新的,都可以去分享,有时候也会请外面的人来。

这种Tech Talk,每周有好几场。

有次,Tech Talk的主题,就是JS来分享介绍,他做这个实验室的经验。

我问他一个问题,为什么会想到做这个项目。

他说,第一是觉得业务需要,第二是觉得很有趣。把一些不同的东西组合起来,搭建出新的东西。

我记得当时他还分享,这个Lab的构建,用了哪些工具和资源。例如,展示了一下,如何使用软件工具,快速的做出一个海报。

在2004年,这种用软件工具做高质量的海报的做法,还并不普及。我当时就觉得很震撼。

更让我印象深刻的,是那种主动性和创造力。这种事情并不是老板说了,员工去执行。而是更多的员工自下而上,有一个想法,去做,然后去争取资源。

我在第一家公司,感觉就是大小事情,往往是老板布置了,员工就去做。员工个体的角度,缺乏主动的精神;而从公司的角度,缺乏那种激励员工主动性的氛围。

在微软,我所感受的恰恰相反。

还有一点在于,JS在分享的时候,能感觉到,他是对做事本身有热情,不仅仅为了完成任务。他很享受那种过程,发现一些新的东西,把事情创造起来。

然后,他把做事的心得分享出来,例如其中有什么方便的工具,这也就提升了其他人的视野,也可能带来生产力的提升。

互联网的新事物

那时候部门有鼓励员工相互分享学习的氛围,例如Tech Talk,其实是鼓励分享的一种手段。

流程就是,有同事直接发会议邀请出来,说要做什么什么分享啦,有兴趣的接收邀请,直接去就行了。

员工想听就去听,这一点当时我也很吃惊。因为在第一家公司,感觉可能就是「你上班不做正事」

而且这种分享活动,未必是紧密的联系到业务。例如有次,JS做分享,主题是「互联网的新事物:Blog、Wiki」。

当时JS就跟我们说,「啊,最近发现了一些很有趣的事情啊,跟大家分享一下」,挺开心的表情。

然后跟我们讲Blog是什么东西,这个有什么影响。而且现场,登录到他自己的Blog,显示了如何发表文章。

还跟我们讲说,我建议大家开始写Blog,这会是新的交流方式。

他那个分享的状态,明显是他觉得这些事情很有趣,感觉这个人充满了好奇心、探索欲。这种状态,是有感染力的。

第一家公司,几乎完全就是死气沉沉的。

这些内容,以及那种员工相互分享的氛围,是我从来没有体验过的。

公司也鼓励员工来分享。例如想要做个讲座,那就直接在线约定会议室,发封会议通知给部门的同事,大家愿意参加就参加,也不需要什么额外的批准。我以前的头脑觉得,这些应该都是听正式要经过管理流程的事情,从没想过「你想做就做了」。

睡一觉,然后等答案

有次,老板跟我们几个新员工说,我邀请了JL(一位同事),来跟大家分享在微软高效工作的经验。

JL当时谈了一点,我一直印象深刻。

他说:「大多数时候,我们做的事情,很可能已经有其他人已经做过了。解决方案就在别人的脑袋里,或者系统中的什么地方。因此,你知道哪里有解决方案,能把这些挖出来,很多时候要比自己从头做,高效很多。

公司内部知识库(KB),是一个首先应该查询的地方。除此之外,还有很多资源。

例如,公司不同的产品、技术等,有各种邮件讨论组。可能你知道正确的讨论组,晚上发个邮件,把问题描述清楚,回去睡一觉,第二天就能收到解决思路或者方案了。

如果不了解资源,以及不会运用资源。那么可能吭哧吭哧干半天,觉都睡不好,工作质量还差。」

然后他分享了一个他自己整理的资源列表,例如常见的邮件讨论组、一些技术专家、内部网站等。

他先讲思路,再给资源,这样既有高度,又能落地。这种高效实用的风格,让我感觉挺好。

而且回来,我就按照他的思路去做,觉得收获很大。真的是,很多时候你回去睡一觉,第二天早上解决方案就在邮件里等你了。

当然,前提是要能够清晰的把问题描述清楚,这也是种能力。

而那个资源列表,我在微软期间,也在持续扩大。甚至最后,我还开始给其他同事分享,如何高效工作。

对KPI的解释

在加入微软后,经理跟我谈,核心的绩效指标。

他说,作为服务部门,我们有三个核心指标。

第一个:CSAT(Customer Satisfaction Level),客户满意度,这是从服务客户的质量角度,来看的。

第二个:Case Volume,服务量,也就是多了多少次客户服务,这是从服务客户的数量角度,来看绩效。

第三个:UT(Utilization),利用率,也就是到底有多少百分比的工作时间,用在服务于客户,帮助客户解决问题上。

关于第三个要解释的是,这些时间,是指围绕客户提交的请求,帮助客户解决问题相关的时间,包括跟客户的交流、相关的调研工作、协调后端资源等。这些事情总称为服务交付。

如果不是直接跟特定客户的支持相关,例如学习某个技术、做一个给同事的分享,那就不在UT计算内。

经理继续说,这三个因素,参考指标大概是多少。

CSAT,希望是在75%左右的非常满意率。我们不追求100%的非常满意,太高并不健康。

UT,公司希望是在60%-70%,太高也有问题。因为这意味着,员工太多时间都在服务交付上了,但是还有很多其他的事情,例如学习发展等,是需要花时间的。UT太高,并不健康。

当时给我一个很重要的感觉,是「健康」这个说法。从KPI数据上,要考虑整体的均衡,而不是一味的追求数据高。

当然,作为服务部门,公司花钱招人的核心动机,就是要帮助客户解决问题。所以UT太低,从公司的角度感觉就是投入回报有问题,招来的人都没有干正事。

然后,经理又解释,这三个指标之间的关系。

例如在UT一定的情况下,意味着服务总时间一定。那么除以Case Volume,那么就是每个服务所用的平均时间。

如果UT太高,意味着服务交付总时间太高。那这时候要看服务量。服务量相比团队如果也很高,那么这意味着承担了太多的工作,需要将降低自己的服务量。如果服务量正常,那就意味着,每个服务上花的时间比较长,需要考虑提高工作效率。

整体当时给我的感觉就是,他对于KPI的用途,背后的管理考量、KPI的相互关系,核心要求,讲的很清楚到位。也强调这些指标的目的是什么,要健康均衡发展,而不是一味追求数据。

领导者,自身对业务很清楚,对指标的作用认识明确,那么下属也就容易做。

另外当时我的感觉,是他非常的体系化。例如讲KPI,讲三个核心的,同时还讲这三者的关系,他们在公司管理上的作用是什么,很系统、清晰。

客户反馈调研与分享体系

前面三个指标中,一个基本的是客户满意度数据,这个是如何得到的呢?

客户满意度是服务部门基本的运营指标。因此,微软公司雇佣了第三方独立的机构,通过电话或邮件,调研客户的满意度。

这个调研一方面会要求客户对于整体满意度进行打分,有4个等级:非常满意、满意、不满意、非常不满意。另外也会开放式的询问客户的感受。

最终的结果反馈到运营部门,运营部门按照各个部门进行归类,每个部门生成一个汇总报告,包含了客户满意度数据,以及具体的客户反馈中任何不满意的地方。例如可能本身客户整体满意度高,但是信息中有具体问题的,比如客户打分非常满意,但是反馈中觉得反应慢之类。

基于这样的数据,从运营部门,到具体的每个服务部门,再到每个员工,对于每个存在问题的客户反馈,包括:

1)客户满意度不是「非常满意」的。在微软服务部门,客户哪怕是评分「满意」,也被认为是存在服务质量问题
2) 尽管「非常满意」但具体反馈信息中包含了不满之处的

每个层面都要进行研究分析,思考改进方案。公司运营层面,偏向于比较频繁出现的系统性问题。反过来部门和员工层面,偏向于跟自己相关的那些案例。

从「分享式对话」的视角,微软服务部门无论是管理层还是员工,登陆内部网站,都可以看到客户反馈的数据,包括满意度评分、具体的反馈信息,这也是一种分享机制。

每周经理会跟员工有1对1会谈的时间,通常一个基本事情就是看数据,讨论客户满意度调查中出现的问题,改进方案等。

这件事情在一开始我非常不习惯,甚至可以说是一种煎熬,尤其是你觉得自己做的不错然后却看到各种负面评价。但是它却是推动我的情商升级的一个关键。因为这意味着我持续的得到了关于我的言行的客观反馈。有了这些反馈,才能建立起言行与他人感受的因果链接,这样才能够有效提升。

很多人的情商之所以难以提升,是因为他们从来没有建立起有效的,获取高质量反馈的机制。所以什么事情,有什么样的效果,往往是他们自己拍脑袋。很多时候就一错再错自己又从来不会认识到。所以从这个角度,客户满意度调研,是微软送给我的一份大礼。

而从公司层面,如果客户反馈很重要,那么也就需要系统化的机制,去收集客户的反馈。对于B2C公司,可能像大众点评、淘宝这些平台,已经自带了客户反馈机制。但B2B公司,可能更需要自己的投入。

对于员工而言,这是通过分享数据,进行赋能。

日常分享式学习讨论

在那段时间,团队经常拿出各种实际的客户案例,进行讨论交流。

这又分为正式的和非正式的两类。

正式的,例如在和经理1对1的会谈中,针对客户反馈存在问题的案例,进行分析复盘。

再比如,我们每周同事的例会上,会讨论面临的案例问题,以及分享自己的心得。

我记得有一次,有同事说,他最近复盘自己的案例,发现一点。就是跟客户沟通,一定要个人化,不能让客户感觉是大公司的机器。

因为客户如果感觉你是个人,相对就比较宽容友善。如果感觉你是个机器,那么就用对待机器的方式来对待你。

我们对机器有什么期望呢?高速精准耐磨啊,客户用这样的期望,那服务就不好做了。

然后他还分享了几个具体的经验。

至于非正式的,例如大家遇到问题,直接拿出来,跟周围的同事交流。

甚至我们吃饭的时候,也经常抛出案例,大家讨论分析。

那段时间,整个团队水平都提升非常快,各种经验思路层出不穷。

分享式对话的赋能重要性

当时我反思在微软经历的,和第一家公司的差异,意识到,在第一家公司,往往大家都是直奔解决问题、影响他人而去,根本在组织层面,没有系统化的推动分享式的交流。

然而,分享式对话,对于创新型组织的生产力,至关重要。

1)促成了关系的深化,深度的分享促成了组织成员之间更加亲密的关系,这对于团队协同至关重要。

2)促进了信息、知识、洞察的交流,激发了新的思想和行动,提高了组织成员的水平和组织的水平,提升了决策质量和决策效率

例如我的老板,分享给我关于KPI之间的关系,KPI的意义,让我能够更好的理解工作的目的,从而明确工作方向。

再例如团队成员之间,结合案例进行日常交流,分享工作的生产力经验,这些既强化了团队关系,又推动了生产力水平的升级。

在《伟大的道路——朱德的生平与时代》中有一段话:

但红军最有力量的教育方式、并且是它一向所用的方式,乃是总结过去战斗或战役的会议。这些会议每一个战士每一个指挥员包括朱德和毛泽东参加。一切等级都没有了,人人有充分发言的权利。不但讨论一一一必要时还批评一一战斗或战役,是任何指挥员或战士的行为,都可加以批评。当然,如果批评失当,人人可以为自己辩解,如果批评是正确的,他们就要受到司令部的处分。

朱将军把这些会议放在头等重要地位。他说,这样可以使人们在多方面得到培养和教育,而且可以保持军队民主化。有了这种办法,他说,凡是在战斗中失职的人,或是违反军队民主规章的人,都要降级并接受再教育,凡是那些表现优异、特别勇敢的人,都可以晋级,同时,那些不能很好地表达自己意见的农民战士,也可以学会思考和讲述他们对军事、政治和个人问题的看法。他可以体会到民主军队的性质同旧封建军阀军队有什么不同,他懂得了警惕性和责任心,他也认识到自己作为一个人、作为革命军队一名成员的重要性。

在同样的会议上,新的战斗或战役计划也提交全体讨论,朱德十分重视大家在会上提出来的问题或想法。

「我们指战员虽然在战斗中接受任务,可是我们从不像国民党军队那样,只让他们奉命执行而不了解其中意义,我们是一支正在建设未来的人民革命军。」

红军的这种会议,其实也是一种重在分享交流的沟通机制。朱德最后的总结,也很好的点出了这种者分享交流的重要性。